For nylig var Jeannette i Silkeborg for sammen med en dygtig samarbejdspartner* at facilitere en strategi-workshop for ledelsen i en virksomhed. Ledelsen vil have sat mere retning for sin kommunikation og markedsføring, så brandet positionerer sig i markedet – og ja, selvfølgelig ultimativt får flere kunder.
Formålet med workshoppen var at få hentet al den ”gemte” viden, som ledelsen har, ud af deres hoveder og ned på papir og begynde at skabe en fælles retning.
Derfor tilrettelagde vi workshoppen, så vi kom igennem:
- Hvad er virksomhedens purpose/formål?
Vi tog udgangspunkt i Simon Sineks ”golden circle” og fik sat ord på ”what, how og why” ved hjælp af en faciliteringsøvelse.
Vi kunne også have arbejdet med kernefortælling eller vision og mission, men netop denne virksomhed har vi indtryk af faktisk har et ægte formål gemt i sig.
- Målsætninger:
I strategiworkshoppen bevægede vi os øverst i målhierarkiet. Forslag til mål længere nede i målhierarkiet kommer vi til at foreslå senere, for en virksomhedsledelse har ofte ikke faglig indsigt til uden input at fastsætte specifikke mål for arbejdet med kommunikations- og markedsføringsarbejdet.
(Note efter workshoppen: Snakken om målsætninger afslørede, at for at nå målene, skulle vi tænke i en bredere interessentanalyse end blot kundemålgrupper. Derfor endte vi med at foretage de indledende skridt til en interessentanalyse på workshoppen – dette var egentlig ikke med i planlægningen).
- Konkurrenter og positionering:
Til strategiworkshoppen forberedte vi en matrix, som ledelsen skulle positionere virksomheden og dens konkurrenter indenfor.
Dette gjorde vi for at synliggøre strategiske ligheder og forskelle.
I efterarbejdet analyserer vores samarbejdspartner og vi forskellene dybere.
- Målgrupper:
Vi begyndte at sætte ord på, hvem, virksomheden mener, er dens målgrupper og, tror vi, udfordre den på dens antagelser. Målgrupper-overvejelserne samler vi efterfølgende i persona-beskrivelser, fordi de er et godt fundament for det senere operationelle arbejde.
- Risikoanalyse:
Virksomheden har et følsomt produkt. For at synliggøre dette havde vi egentlig planlagt at have en risikoanalyse med på workshoppen. Denne nåede vi dog ikke, fordi vi som beskrevet så, at en bredere interessentanalyse var nødvendig.
Risikoanalysen skriver vi et forslag til i strategioplægget.
Strategien skal også indeholde formulering af kernebudskaber og valg af kanaler. Men det var ikke en del af workshoppen. Det er arbejdsopgaver, der ligger i vores videre arbejde.
Vi kommer til at trække forslag til kernebudskaber ud af workshoppen og forskellige analyser (blandt andet en PESTEL-analyse), ligesom vi også kommer med vores anbefalinger i forhold til valg af kanaler.
Efterbemærkninger:
Vi håber, at vi ved at dele et indblik helt ind i processen kan anskueliggøre det begreb, der hedder ”overprepared but understructured.” I en workshop ved man nemlig aldrig helt, hvad der sker i rummet, så man må være klar til at ændre retning.
Hvad skal der ske efter workshoppen?
Vi samler alle vores notater.
Vi foretager flere analyser og deskresearch.
Og til sidst samler vi det hele i en strategi, som vi præsenterer for ledelsen.
Derefter skal strategien formentlig rettes til, inden den kan godkendes af ledelsen, som derefter kan gå til bestyrelsen med den.
Til sidst kommer det lange, seje træk med at få strategien til at leve i praksis.
Har vi brugt AI til at planlægge workshoppen?
Ja, jeg (Jeannette) brugte ChatGPT til det første forslag til strukturering af workshopppen. Det var mildt sagt ikke et ret godt forslag, og jeg vil tro, at der er omkring 20 procent af det tilbage i den færdige planlægning.
Jeg forsøgte mig også med at bruge ChatGPT og CoPilot til at udforme powerpoint med matrixen. Det fungerede ikke. Til gengæld brugte jeg AI til at idéudvikle forskellige forslag til, hvad der kunne stå på X- og Y-aksen i en matrix.
—
* Vi har ikke ansatte (ud over en studentermedhjælp), men vi er et netværksbaseret bureau, så vi samarbejder ofte med andre om at løse forskellige opgaver. Fordelen for vores kunder er, at de altid får det bedste og mest fleksible hold til opgaven
Læs også: Måling af kommunikation – husk at måle på kvalitet og indsats
